¿Que es GIA?

GIA: Solución Integral para la Gestión de su Empresa

GIA-ERP es un paquete de software diseñado para abarcar todas las necesidades de gestión dentro de la empresa.

Consta de varios módulos interrelacionados entre sí que permiten la automatización y control de todos los procesos de gestión.

GIA-ERP forma parte de la plataforma de productos Datalogic (www.datalogic.com.uy) , y está conectado con los otros paquetes de la misma como lo son GIRH-S y GIRH-R (Gestión Integral de Recursos Humanos), así como también con otras aplicaciones verticales diseñadas para sectores de negocios específicos.

Mediante el sistema GIA-ERP podrá resolver todas las necesidades de ventas, procesamiento de compras, pago a proveedores, manejo del inventarios, tratamiento de bienes de uso, elaboración de presupuestos, cálculos de costos de mercadería, automatización de conciliaciones bancarias, etc. Todo lo anterior integrado a un módulo de contabilidad general que reúne toda la información de su empresa.

 

 

Principales Beneficios de GIA-ERP

1.     Automatización de los procesos y un ingreso unificado de la información. Esto reduce los costos de administración y aumenta los controles sobre la misma.

2.     Obtención de la información requerida en forma ágil de modo que la misma sea utilizada como herramienta de gestión en tiempo real para su empresa.

3.     Producto de fácil instalación y personalización que funciona sobre múltiples bases de datos.

4.     Posee una interfase de usuario de fácil manejo, siendo homogénea en todos sus módulos. Esto facilita enormemente el aprendizaje para los nuevos usuarios. 

5.     Sistema multiusuario que cuenta con un robusto sistema de seguridad permitiendo a cada usuario visualizar solamente los programas e información a los que esté autorizado.

Características Generales de GIA-ERP

1.     Sistema multiempresa permitiendo o no consolidar la información de las mismas y con la posibilidad de impactar el ingreso en más de una empresa.

2.     Manejo a través de todo el sistema de 3 conceptos de moneda: moneda principal, moneda extranjera y moneda de conversión.

3.     Acceso desde Microsoft Excel a la información del sistema mediante funciones especiales incorporadas al mismo.

4.     Acceso ágil de la información mediante reportes preestablecidos y otros definibles por el usuario mediante una potente herramienta de reporting incorporada al sistema.

5.     Manejo continuo de la información a través del tiempo sin necesidad de procesos de cierres de ningún tipo.

6.     Manejo de usuarios y grupos para generar seguridad de programas y datos en todos los módulos a diferentes niveles.

7.     Estructura de datos definible por el usuario para los diferentes conjuntos que componen el sistema (clientes, proveedores, funcionarios, centros de costos, etc.).

 

 

Contabilidad General

 

• Plan de cuentas flexible con identificación de los rubros mediante códigos alfanuméricos.
• Posibilidad de definir contabilidades auxiliares, con hasta 4 dimensiones por cada rubro. (Ej. contabilidad por centros de costos, carpetas de importación, cuentas corrientes deudoras, acreedoras, etc.).
• Contabilidad integral con manejo en tiempo real de moneda de conversión.
• Proceso automático de ajuste por inflación.
• Definición dinámica a cargo del usuario, de base de datos de clientes, proveedores, funcionarios, centros de costos, etc. El usuario podrá crear sus propios campos de datos.
• Conexión con Excel para extraer información del sistema en forma automática. (complemento de funciones Excel definidas por Datalogic).
• Potente manejo de las cuentas a cobrar y pagar on múltiples reportes para su análisis y gestión.
• Posibilidad de implementar reportes de flujos de fondos, análisis de costos por secciones, análisis de disponibilidad bancaria, cuadros de ventas, etc.
• Generador de reportes para control presupuestal.
• Asientos automáticos de Diferencia de Cambio y Resultado por Conversión.
• Registro de  asientos simultáneos en hasta 4 empresas.
• Contabilidad de costos con apertura de costos directos e indirectos, pudiendo prorratear o distribuir los costos indirectos en forma automática según criterios definidos por la empresa. Necesario para aplicar modelos basados en ABC costing.
• Potente definidor de asientos automáticos a partir de la emisión de documentos.
• Cálculo de intereses sobre saldos de rubros.
• Cálculo de recargos sobre documentos vencidos con la correspondiente generación automática de notas de débito.
• Generación de extorno de asientos en forma automática.
• Envío automático de mails a clientes/proveedores con información de avisos, estados de cuenta, etc.
• Generación automática de la información necesaria para DGI (generación de resguardos, formularios 2/181 y 1/146).

Activo Fijo

 

• Identificación y clasificación de los bienes por hasta 4 conjuntos auxiliares (departamento o sector, centro de costos, proveedor, autorizador, etc.).
• Posibilidad de definir códigos de bienes con manejo de serie o bienes que sean compuestos (bienes en los cuales se deban activar sus componentes). 
• Emisión de los cuadros de bienes de uso según las normas contables vigentes.
• Mecanismos automáticos para facilitar la carga inicial del módulo.
• Mantenimiento de 4 criterios simultáneos: moneda principal, moneda de conversión, moneda funcional y fiscal.
• Proceso automático del cálculo de amortizaciones y revaluaciones.
• Emisión de cuadros de bienes de uso para cualquier período intermedio independientemente de que el tratamiento sea anual.
• Generación automática de asientos de amortizaciones y revaluaciones para la contabilidad de moneda principal y conversión.
• Imputación contable de las amortizaciones por los 4 conjuntos auxiliares.
• Cambio de asignación de bienes a conjuntos. Ej. cambio de sector, centro de costos, etc.
• Tratamiento de las bajas mediante proceso especial.
• Carga directa de nuevos bienes a través de facturas ingresadas en el módulo de compras.
• Inventario de bienes.
• Consultas por bien, y conjuntos asociados (sector, centro de costos, autorizador, etc.).

Conciliaciones Bancarias

• Este módulo permite realizar automáticamente las tareas de conciliación de las cuentas corrientes bancarias, llegando al final a la emisión impresa del informe de conciliación, donde se indican las diferentes partidas pendientes y el origen de las mismas.
• La opción de acceder electrónicamente y con facilidad a la información bancaria, posibilita la importación a GIA de los movimientos bancarios a los efectos de su comparación con los registros contables de la empresa.
• El sistema se encargará de resolver la relación entre los mismos ya sea automáticamente o a través de la intervención del operador en aquellos casos en que los datos no sean suficientes para un análisis por programa, dejando almacenados los datos relacionados con los registros no conciliados para ser incluidos en el informe final de conciliaciones o para ser retomados en la próxima conciliación.

Facturación

 

• Definición de productos con posibilidad de manejar distintas unidades de medida, imágenes y código de barras.
• Manejo de distintas listas de precios en múltiples monedas.
• Emisión de documentos Facturas, Remitos, Pedidos, etc. manejando el enlace correspondiente entre ellos.
• Aplicación de descuentos por cliente, producto, cliente-producto.
• Flexible manejo de bonificaciones fijas o variables por producto, cliente, familias de productos, categoría de clientes, etc.
• Posibilidad de facturar “combos” con la correspondiente automatización en la baja del inventario.
• Control automático de Stock y Tope de Crédito (importe y atraso de deuda).
• Manejo de seguridad para cambios de precio, topes de crédito, descuentos.
• Conexión automática con Contabilidad y Stock.
• Versátil definidor de modelos de asientos para los distintos tipos de documentos generando el asiento en forma automática en la Contabilidad.
• Posibilidad de manejar distintos tipos de comisiones para vendedores (manuales o automáticas según precio, descuentos). Comisiones sobre venta, sobre cobranzas o mixtas.
• Generación de Documentos en forma recurrente en base a definiciones previas. Ideal para automatizar facturaciones repetitivas mensuales, trimestrales, semestrales, etc. con posibilidad de ajuste en función de paramétricas preestablecidas.
• Gestión masiva de documentos con controles de precio mínimo, stock y tope de crédito (por ejemplo facturación masiva de pedidos).
• Estadísticas de Ventas (Clientes, Productos y Precios, Análisis de Documentos, Totales de Ventas, Ventas de Vendedores, etc.).
• Conexión con Excel para extraer datos de ventas, precios y costos mediante fórmulas definidas por Datalogic.
• Posibilidad de interactuar con sistemas de terceros mediante bandejas de importación de datos y utilización de “Web Services”.
• Generación de información para ser analizada por productos del tipo BI (Bussiness Intelligent).

Caja

• Manejo de Locales, Caja, Cajeros y Turnos.
• Apertura de Caja.
• Ingreso de Documentos de Caja (Salidas y Entradas).
• Manejo de múltiples formas de pago en distintas monedas.
• Arqueo de Caja.
• Rendición de Caja.
• Reportes de control por forma de pago.
• Traspaso de valores entre cajeros.
• Cierre de Caja.
• Generación del asiento contable automático de acuerdo a documento generado.
• Proceso de ingreso de recibos para cobros y pagos de cuenta corriente.
• Posibilidad de separar la emisión del documento de la modalidad de pago. Permite centralizar la cobranza cuando se dispone de múltiples usuarios facturando.

Compras

• Documentos definibles por el usuario (solicitud de compra, orden de compra, factura de compra, etc.) manejando la relación que pueda existir entre ellos.
• Proceso de gestión de compras partiendo de la solicitud de compras hasta la entrega de la mercadería, manejando niveles de autorización.
• Referencia desde un documento a múltiples documentos origen, por ejemplo, una factura del proveedor podrá relacionarse con múltiples órdenes de compras.
• Saldos de documentos pendientes.
• Manejo de múltiples monedas.
• Envío automático de órdenes de compra vía email a los proveedores.
• Actualización automática del inventario.
• Generación automática de asientos a la Contabilidad.
• Estadísticas de Compras (Proveedores, Productos, Análisis de Documentos, Totales de Compras por fecha, por Tipo de Documento, etc.).
• Conexión con Excel para extraer datos mediante fórmulas definidas por Datalogic.

Pago a Proveedores

• Previsión de pago a proveedores.
• Autorización de los pagos previstos para una fecha.
• Emisión de Cheques.
• Recepción de recibos contra entrega de Cheques.
• Generación del asiento contable en el momento de emitir el cheque, al ser entregado o en ambos.
• Reporte de pagos pendientes en todos sus estados, por proveedor, por medio de pago, etc.
• Generación de archivos para pagos por banco.
• Notificación automática de pago vía email a proveedores.

Inventario

 

• Manejo de distintos Estados de Stock (mercadería en existencia, mercadería en tránsito (pedidos a proveedores), mercadería consignada, reservada, etc.).
• Apertura de los estados de la mercadería en distintos conjuntos auxiliares. Por ejemplo: mercadería en existencia abierta por depósitos o sucursales, mercadería reservada o pedida abierta por cliente, sección, etc.
• Transacciones de Stock definibles por el usuario.
• Control de valores mínimos de stock.
• Reportes de saldos de stock por Producto/Estado/Auxiliar.
• Diarios, Mayores y Resúmenes de movimientos de stock.
• Conexión automática con los módulos de Facturación, Costos y Compras.
• Posibilidad de manejar fichas técnicas de elaboración de productos para el módulo de producción y costos.
• Definición de productos con posibilidad de manejar imágenes y código de barras.
• Clasificación de productos en hasta 6 niveles.
• Manejo de lotes y vencimientos con definición paramétrica de los datos que componen el lote.
• Control de stock por número de serie con posibilidad de definir los datos adicionales que las series requieran.
• Definición paramétrica de ubicaciones de stock.
• Ajustes automáticos del stock a partir de recuentos de mercadería.
• Análisis de la rotación y obsolescencia del inventario.
• Conexión con Excel para extraer datos mediante fórmulas definidas por Datalogic.

Costos de Inventario

 

·          Costeo LIFO, FIFO, PPP, última compra o lista de precios.

·          Cálculo de costos en Moneda Principal y Moneda de Conversión.

·          Generación automática del asiento de costos a la Contabilidad.

·          Ajuste de costos por obsolescencia de la mercadería.

·          Múltiples reportes:

ð  Diario de Movimientos de Stock con costos.

ð  Inventario Valorizado de Stock.

ð  Ficha de Movimientos con Costos.

ð  Análisis Comercial de Ventas y Costos (márgenes de utilidad por producto y familia de productos).

ð  Análisis de margen de Ventas por Documentos.

·          Conexión con Excel mediante fórmulas definidas por Datalogic para obtener costos de almacenes, auxiliares, productos, etc.

Costos de Importación

·          Registro de costos por carpetas.

·          Prorrateo de los costos según distintos criterios (valor origen, peso, porcentajes arancelarios).

·          Opción de realizar despachos parciales.

·          Registro automático de asientos de cierre de carpeta y de carga de valores al inventario.

·          Emisión de la planilla de costos de bienes importados con gran nivel de detalle.

·          Cálculos en moneda principal y convertido a moneda extranjera.

·          Liquidación de bienes con diferentes tasas arancelarias simultáneamente.

·          Proceso de importación abarcando múltiples proveedores.

 

Costos de Producción

·          Posibilidad de manejar fichas técnicas de elaboración de productos (recetas) donde pueden intervenir tanto materias primas como servicios.

·          Formulación de órdenes de producción en función de pedidos de clientes con análisis de disponibilidad de inventario y mínimos de fabricación.

·          Asignación de costos al producto terminado basado en el costo de sus insumos de producción tanto por orden de trabajo como por la ficha técnica de elaboración.

·          Manejo de sustitutos de componentes.

·          Múltiples reportes:

ð  Especificaciones de Productos.

ð  Donde es utilizado un Componente ?

ð  Análisis de Ordenes de Producción.

ð  Análisis de Costos de Producción.

ð  Planificación de Producción.

·          Trazabilidad por distribuciones (por ejemplo: número de Lote).

·          Conexión con Excel mediante fórmulas definidas por Datalogic.

Auditoría y Seguridad

·          Posibilidad de generación de logs de auditoría en todas las tablas del sistema.

·          Definición de usuarios y grupos de usuarios. Función del grupo Administrador y del usuario Supervisor.

·          Posibilidad de manejo de contraseña de seguridad (doble contraseña de ingreso) para usuarios que pertenezcan a ciertos grupos.

·          Niveles de seguridad en el Ingreso de Asientos, Ingreso de Documentos, Actualización y Desactualización de Asientos, etc.

·          Seguridad en el mantenimiento de los campos de los conjuntos auxiliares (clientes, proveedores, funcionarios, etc.).

·          Eliminación lógica de los asientos, consulta histórica de asientos eliminados, recuperación de asientos eliminados.

·          Limitación de acceso de los usuarios a Empresas, Listas de Precios, Tipos de Documentos, Tipos de Asientos, etc.

·          Seguridad de acceso a información de ventas según el vendedor que la acceda.

·          Control parametrizable de variación de los valores de los tipos de cambios utilizados en el sistema.

GIP (Workflow de Gestión Integral de Procesos)

GIP permite  el modelado de procesos que impliquen un flujo de información y sobre el cual deban establecerse reglas y un esquema integrado de seguridad.

Este módulo brindará los siguientes servicios:

Seguridad:

·          A través de la definición de roles, que serán establecidos en tiempo de definición del proceso, será posible restringir la ejecución de todo o parte del mismo a partir de la asignación de roles a cada una de las etapas.

Control de Flujo:

·          Cualquier proceso que sea definido en GIP, contará con un esquema de flujo de información definido por el usuario que indicará la secuencia de pasos o etapas que deben ser cumplidas a lo largo de la ejecución de un proceso. El control de flujo además contará con la posibilidad de incluir reglas de bifurcación y control para determinar caminos condicionales, a través del uso de funciones propias del sistema, que permitirán acceder a datos internos del WorkFlow o externos de las aplicaciones específicas.

Auditoria:

·          En todo momento el usuario podrá consultar el estado de un proceso, las etapas por las cuales han transitado los usuarios asociados a la ejecución de cada una de estas etapas y los tiempos insumidos.

Proceso estándar del módulo de Compras:

·          Ingreso de solicitud de materiales o servicios, la cual se podrá realizar desde cualquier sector de la empresa.

·          Calculo de existencias de Stock y definición de cantidad a comprar.

o    Reserva y entrega de mercadería de stock

o    Acuse de recibo de mercadería

·          Solicitudes de Cotización (Se puede obviar esta instancia y realizar compra directa o reutilizar cotizaciones anteriores).

·          Carga de Cotizaciones.

·          Adjudicación de Compra.

·          Autorizaciones (Técnica para ciertas familias de artículos o artículos puntuales, Intermedia, Gerente de Área y/o Gerente General).

·          Autorización según monto. (Operacional 1, Operacional 2 y Operacional 3).

·          Generación de Orden de Compra.

·          Envío de Orden de Compra a Proveedor.

·          Recepción de Mercadería (en Deposito Central y/o Sucursales).

·          Calificación del Proveedor.

Análisis Multidimensional de Información (Datawarehousing)

• Es posible generar dentro de GIA la estructura de información necesaria para que luego una herramienta de BI (Bussiness Intelligent) pueda analizar.
• El sistema puede generar información para crear posteriormente cubos de ventas, compras, inventario y contabilidad.
• Mediante una herramienta de BI será posible visualizar y analizar la información a través de los conceptos de dimensiones y medidas en múltiples formatos de grilla o gráficos.

GIA – Autoconsultas WEB

Este módulo brinda la posibilidad de que clientes y proveedores puedan realizar consultas vía Web sobres sus datos de deuda y/o pagos.

Cuenta con dos grandes secciones que podrían definirse como de Administración y de Autoconsulta propiamente dicha.

·          En lo que respecta a la Administración, se definirán los usuarios de acceso al módulo pudiendo definir allí la información a la cual puedan acceder. Esto se realiza mediante la asignación de códigos de cliente y/o proveedores de GIA al usuario que se está definiendo.

·          En la modalidad de Autoconsulta, el usuario ingresa al sistema y puede emitir los siguientes reportes:

ð  Inventario de Documentos de Clientes y/o Proveedores dependiendo de la seguridad definida al usuario de consulta.

ð  Reporte de pagos pendientes que brinda información sobre el estado de cada pago, el/los documentos que cancela y la modalidad de pago establecida.

Este módulo es compatible con tecnología SSL, por lo tanto el acceso a la información puede ser configurado para realizarse a través de un sitio seguro (https).

También permite desde el propio módulo GIA-AutonconsultaWEB, generar un contacto por mail a una casilla de mail que se utilice para este fin.

La implantación de este módulo en los clientes que ya utilizan GIA no requiere ningún tipo de personalización salvo la creación de los usuarios de acceso.

Interfase con ReportServer

• DL-ReportServer es el módulo de reportes utilizado por todos los productos de Datalogic Software, que resuelve reportes tanto en forma independiente (a través de la interface Web de ejecución de reportes) como en forma integrada con los productos de la suite a través del módulo de integración “GIA-Interface ReportServer”.
• El módulo DL-ReportServer está basado en la herramienta JasperServer Community Edition.
• JasperServer es un servidor de reportes OpenSource de alta performance, basado en plataforma Java/JEE que permite almacenar, administrar y visualizar reportes.

Ejecución integrada

• A través del módulo de integración “GIA-Interface ReportServer” es posible acceder a los reportes definidos en el repositorio de JasperServer directamente desde una pantalla del sistema. La ejecución de reportes integrada permite:
• SSO (Single Sign-On) lo que significa la posibilidad de integrar las credenciales del usuario del sistema para que se autentifique en el servidor JasperServer.
• Acceso a reportes desde ventana del sistema principal.
• Pantalla de parámetros dinámica de acuerdo a definición de parámetros en reporte JasperServer.
• Capacidad de recordar los parámetros con los que se invocó el reporte la última vez.
• Exportación a todos los formatos soportados (PDF y Excel entre otros).